En nuestros tiempos la Gobernanza, la Gestión de Riesgos y el cumplimiento normativo son de vital importancia para una adecuado modelo de gestión empresarial del Siglo XXI.
Vivimos en un país que lleva arrastrando muchas malas prácticas en el ejercicio del cumplimiento normativo, hoy en día, la normatividad ha ido implementando de manera paulatina el cumplimiento efectivo de las normas, aunado a que las autoridades también hacen su trabajo, buscando que se cumplan con procesos ordenados, permisos regulares y trámites transparentes.
En ocasiones pareciera que la ciudadanía no se acostumbra a esos nuevos parámetros, pues se cree que son imposiciones caprichosas por parte de la autoridad para aumentar la burocracia o la corrupción, sin embargo muchos de ellos obedecen a exigencias internacionales para competir en el mercado global con el objetivo de fomentar la competitividad, la innovación y el crecimiento económico.
Bajo este contexto encontramos a personas promotoras del cambio, quienes promueven y cooperan realizando los trámites necesarios para cumplir con las normas, teniendo muy en alto el deber ser y sobre todo el mantener sus negocios protegidos jurídicamente, evitando así el aprovechamiento por parte de la autoridad o de terceros.
De igual manera encontramos a las personas en resistencia, quienes tienen escasos conocimientos de los trámites que deben hacer, sin embargo les parece absurdo llenar formatos, cumplir con requisitos y hacer trámites que les parecen enfadosos.
Otro sector de la población son los indiferentes, quienes dejan las cosas al tiempo, pues no les parece importante llevar a cabo trámites en los ámbitos local, estatal ni federal, ni cumplir con las normas a menos que la autoridad los requiera.
Siempre es importante hacia donde quiero escalar mi negocio, quiero mantenerme donde estoy, quiero crecer, la mayoría de las personas tenemos la necesidad de crecer y hacer que los negocios prosperen, sin embargo para eso se requiere dedicación, disciplina y previsión.
¿Por qué es importante prever lo que requerimos? El anticiparnos a un riesgo nos ayuda a estar tranquilos y mantener el orden y control de nuestros negocios, nos ayuda a la trazabilidad y proyección de nuestro negocio.
El cumplimiento de la ley debería ser algo natural en las empresas, ya sean grandes corporaciones o pymes, no debiendo trabajar de forma aislada, sino que sus actividades deben estar orientadas fundamentalmente a la vigilancia y control basado en un Sistema de Gestión de Cumplimiento con lo que se contribuye a mejorar la organización interna y a ahorrar costes por incumplimiento de las normas legales, es lo que se denomina Compliance Legal.
El término compliance, en español también conocido como cumplimiento normativo, tiene una presencia cada vez mayor tanto en la administración de empresas como en el campo del derecho. En la actualidad se aplica prácticamente en todos los sectores industriales y económicos. Como su propio nombre lo indica, su función es la de garantizar que las empresas y sus empleados cumplan con las normas, aunque en un principio podría pensarse que se refiere al cumplimiento de las leyes, en la actualidad este concepto también abarca los estándares y las normas de la industria a la que se pertenece, si bien aún son más importantes el compromiso con una serie de valores propios y el cumplimiento de un código ético tanto en la conducta interna como externa de la empresa.
Entre los beneficios que aporta un Sistema de Gestión Integrado para la empresa están:
Disponer de varios sistemas adaptados según las necesidades de la empresa y sus características te permitirá disfrutar de los siguientes beneficios generales
Reducción de la documentación y simplificación de la misma evitando duplicidades
Promoción de la mejora continua.
Incrementar la confianza en la empresa.
Mejorar la imagen de marca.
Aumentó la participación del personal.
Promover la comunicación en todos los niveles de la empresa.
Reducción del tiempo y esfuerzo empleado en el mantenimiento de los sistemas de gestión.
Unificar las Auditorías Internas realizadas.
Generación de innovación.
Aporta soluciones adaptadas a las necesidades reales de la empresa en diversas materias.
¿Por qué es tan importante el Compliance legal en las empresas? La importancia del compliance en México e se debe al reconocimiento de la responsabilidad penal de las personas morales en el Código Nacional de Procedimientos Penales o CNPP, con un programa de compliance se reduce el riesgo de cometer un delito y en caso de que sí se produzca, contribuye a reducir o exonerar a la empresa acusada.
Por lo tanto, el interés principal del compliance es detectar un comportamiento delictivo tan rápido como sea posible y reaccionar ante él de la forma adecuada para poder minimizar el riesgo económico existente. Si bien una política de compliance no puede evitar siempre las infracciones, la existencia de un modelo para el cumplimiento normativo contribuye a reducir la responsabilidad de la dirección. No obstante, contar con un sistema de control interno va a depender de cada caso individual.
Una de las tareas principales para el adecuado cumplimiento normativo es llevar a cabo un análisis de la situación actual de las empresas. En este sentido se ha comprobado que en muchos casos las empresas cuentan con un sistema de compliance rudimentario en forma de normas no escritas que se aplican entre los empleados. Sobre esta base se puede definir el estado actual e identificar la situación social con la que la empresa se relaciona día a día. Asimismo, se han de identificar los riesgos con los que la empresa está en contacto, algunos de las cuales se presentan a continuación:
Derecho laboral (por ejemplo, prohibición de discriminación, derecho de participación, protección del empleo)
Derecho penal (por ejemplo, robo, chantaje, fraude, evasión fiscal, trabajo en negro)
Derecho tributario (por ejemplo, declaración de impuestos o donaciones)
Protección de datos de acuerdo con el RGPD
Cobertura sanitaria
Ley General de Sociedades Mercantil
Legislación en materia de Propiedad Intelectual
Legislación medioambiental
Se dice que cuando eres consciente no puedes ser indiferente, y en este caso es importante saber dónde estamos parados y hacia dónde queremos ir, por lo que es necesario lo siguiente:
· Mantenerse informado sobre lo que requiere y necesita mi empresa
· Tener el orden y el control de la documentación
· Involucramiento en todas las áreas
· Tomar acciones para mejora la mejora continua
· Buscar a especialistas que me ayuden al funcionamiento y operación de mi empresa.
En definitiva, compliance conforma un conjunto de buenas prácticas y procedimientos destinados a garantizar que una corporación cumple con el marco normativo y reglamentario, las políticas internas, los códigos éticos y de buenas prácticas, los compromisos con terceros (clientes y proveedores).
De esta manera, se identifican y alertan sobre los riesgos legales y de funcionamiento en tres direcciones esenciales: sanciones y multas, pérdidas de reputación por incumplimientos y costos financieros y de negocio.
Identificados los posibles problemas, el gran objetivo del cumplimiento normativo consiste en poner en marcha los mecanismos preventivos de gestión positiva de esos riesgos, y evitar que ocurran.
Lo primero consistirá en prevenir el delito para evitar la responsabilidad penal de las personas jurídicas, pero no es la única. Actúa también en terrenos más allá de la norma legal, como pueden ser los relacionados con la gobernanza, el comportamiento corporativo y la buena relación con consumidores y usuarios.
En general, cumplimiento significa cumplir con una regla, como una especificación, política, estándar o ley. El cumplimiento normativo aspira a que las organizaciones logren garantizar que están al tanto de todo el control de las empresas y que tomen medidas para cumplir con las leyes, políticas y reglamentaciones pertinentes. Debido al creciente número de regulaciones y la necesidad de transparencia operativa, las organizaciones están adoptando cada vez más el uso de conjuntos de controles de cumplimiento consolidados y armonizados. Este enfoque se utiliza para garantizar que se puedan cumplir todos los requisitos de gobernanza necesarios sin la duplicación innecesaria de esfuerzo y actividad de los recursos.